Con esta integración, podrás enviar información de un formulario a una base de Airtable. Ya sea con el fin de captar leads para tu herramienta de CRM de ventas u organizar un evento, puedes aprovechar el carácter conversacional de Typeform para añadir información a tu cuenta de Airtable.
Esto es lo que vas a necesitar:
- Una cuenta de Airtable en la que tengas una base y una tabla.
- Una cuenta de Typeform (ya sea la gratuita —o Free— o bien una cuenta de pago).
- Un typeform con preguntas que se correspondan a tus campos en Airtable.
Sigue leyendo si quieres que te expliquemos de forma detallada cómo conectarte a Airtable y configurar las asociaciones entre preguntas y campos.
Cómo hacerlo
Typeform es una herramienta genial para recabar información y enviarla a Airtable. Para ello, lo primero que tienes que hacer es crear un typeform que te sirva para pasar esa información a Airtable. Necesitarás añadir una pregunta específica en tu formulario para cada uno de los campos de Airtable a los que quieras enviar información.
En este tutorial, vamos a usar un Airtable de planificación de eventos y un typeform con preguntas que encajen específicamente con cada uno de los campos que necesitamos. De esta forma, para el campo «fecha», por ejemplo, habrá una pregunta específica de tipo «fecha» en nuestro typeform, etc. Una vez que hayas terminado tu formulario, y hayas añadido una pregunta concreta para cada uno de los datos que quieras recabar en Airtable, podrás configurar la integración.
Ten presente que esta integración solo crea nuevos registros en Airtable y no actualiza los registros ya existentes. Y, además, tampoco envía las respuestas que ya hubieras recibido en tu formulario antes de la integración. En este caso, lo que puedes hacer es añadir la extensión de Typeform a tu base de Airtable para crear una tabla con información procedente de las respuestas previas que ya hubieras recabado. Puedes obtener más información sobre cómo importar respuestas de un typeform a una base de Airtable aquí.
1. Vete a tu área de trabajo y abre el formulario. Después, dirígete al panel «Conectar». Encuentra la integración con Airtable y haz clic en el botón «Conectar» correspondiente.
Asegúrate de haber publicado el formulario y de que este incluye los cambios más recientes antes de configurar la integración.
2. Lo primero que haremos será pedirte que te conectes a tu cuenta de Airtable, para lo que tendrás que hacer clic en «Iniciar sesión en Airtable».
3. Ahora, tendrás que seleccionar a qué espacios de trabajo de Airtable quieres que tenga acceso Typeform. Para ello, haz clic en «Añadir una base».
Selecciona la base o bases a la(s) que quieras conceder acceso en la lista desplegable.
Pulsa el botón «Conceder acceso».
¡Advertencia! Airtable aplica una restricción para evitar que un mismo usuario autorice la misma integración más de 20 veces. Si te encuentras con un mensaje de error similar al que te mostramos a continuación, será porque has alcanzado el número máximo de permisos de acceso que se te permite conceder:
Has alcanzado el número máximo de permisos de acceso permitido para esta integración. No podrás volver a autorizar esta integración hasta que no hayas revocado al menos uno de los permisos que has concedido a Typeform en el apartado “Autorizaciones” del menú de opciones de tu cuenta.
Para evitar este problema, puedes plantearte seguir una de estas sugerencias:
- Reutiliza una autorización previa: optimiza el uso de tus autorizaciones reutilizando en distintos formularios una autorización ya existente. De esta forma, podrás mantenerte por debajo del límite de 20 autorizaciones sin tener que crear una nueva cada vez que lo necesites.
- Crea una autorización con más permisos: otra opción es que crees autorizaciones con permisos más amplios que puedan reutilizarse en distintos formularios. Si no entiendes mucho de tecnología, es posible que necesites que algún(a) amigo(a) desarrollador(a) te eche una mano con esto.
- Revoca una autorización: por último, puedes seguir las instrucciones que se facilitan en este artículo de ayuda de Airtable (en inglés) para revocar una autorización. Aun así, ten cuidado porque revocar una autorización hará que cualquier integración existente que dependa de ella deje de funcionar.
4. ¡Tus cuentas ya están vinculadas! Ahora toca elegir la base a la que quieres conectar el formulario.
5. Después, tendrás que seleccionar la tabla a la que quieras enviar los datos.
Ten en cuenta que esta integración solo creará registros nuevos en la tabla. Los registros ya existentes no se actualizarán a partir de datos coincidentes.
6. Ha llegado la parte más importante: conectar las preguntas de tu typeform con los campos de Airtable correspondientes.
Elige una pregunta en el menú desplegable de la izquierda y, después, pulsa en el menú desplegable de la derecha para encontrar el campo de Airtable que mejor encaje con ella.
Como te mostramos a continuación, puedes ver que las preguntas que hemos incluido en nuestro formulario están a la izquierda…
... y los campos válidos de Airtable se muestran a la derecha.
Así es como hemos conectado nosotros las preguntas y sus correspondientes campos.
Cuando termines de conectar una pregunta, haz clic en «+Agrega otra» y, cuando ya las tengas todas conectadas, pulsa el botón «Continuar».
Nota: si no ves ningún campo de Airtable que se corresponda con tu pregunta, comprueba los tipos de campos en Airtable para asegurarte de que uno encaja con el tipo de pregunta que tienes en tu formulario. Al final de este artículo, encontrarás el enlace a una tabla con las preguntas y los tipos de campos que son compatibles entre sí.
7. Después, aparecerá esta pantalla. Haz clic en «Activar integración».
8. Y, ¡listo! ¡Ya lo tienes! Si vuelves al panel «Conectar», podrás comprobar que tu integración con Airtable aparece ahora como activada.
Utiliza el interruptor azul para activar o desactivar tu integración. O pulsa en el símbolo de los tres puntos si quieres eliminarla.
Actualmente, no es posible modificar la integración con Airtable, por lo que, si haces cambios en las preguntas de tu formulario o quieres modificar las asociaciones que has establecido entre las preguntas de tu typeform y los campos de Airtable, tendrás que eliminar la integración y volver a configurarla.
9. Para terminar, abre tu formulario y pruébalo en primera persona (recuerda que las respuestas que reciba tu formulario durante estas pruebas se descontarán de tu límite de respuestas). No te olvides de pulsar el botón «Enviar» cuando lo completes. Ahora, comprueba que la información ha llegado correctamente a tu cuenta de Airtable. Verás que los datos correspondientes a las nuevas respuestas recibidas por tu formulario aparecen casi de inmediato. Después, puedes eliminar esta respuesta de prueba de Airtable, compartir tu typeform por el medio que prefieras y esperar a que los datos empiecen a llegar, ¡sin tener que hacer nada más!
Puedes consultar la lista de preguntas de Typeform y sus correspondientes campos compatibles en Airtable, así como respuesta a las dudas más comunes sobre el establecimiento de asociaciones entre ellos, aquí.