Si ya has conectado uno de tus formularios a HubSpot, lo más probable es que también quieras conectar alguno más a tu aplicación favorita. Pues te alegrará saber que, ahora, puedes añadir contenido y establecer asociaciones con campos de HubSpot directamente desde el panel «Contenido» de Typeform.
Nuestra integración nativa te permite asociar tus preguntas de Typeform a contactos, empresas y negocios de HubSpot. Encontrarás más información sobre cómo puedes iniciarte en el uso de esta integración aquí. También puedes consultar un listado con los tipos de preguntas que pueden asociarse a cada campo aquí.
Ahora, veamos qué es lo que habría que hacer para configurarlo todo sin necesidad de salir en ningún momento del panel «Contenido».
Esto es lo que vas a necesitar:
- Una cuenta de Typeform gratuita (Free).
- Una cuenta de HubSpot.
Cómo crear un formulario asociado a HubSpot desde el panel «Contenido»
Para empezar a crear un formulario asociado a HubSpot:
1. Abre un formulario que ya tengas en tu área de trabajo o bien crea uno desde cero y haz clic en el botón «+ Añadir contenido».
2. Selecciona la opción «HubSpot», que encontrarás dentro del apartado «Conectar apps».
3. Esto te llevará a la pantalla de autorización de HubSpot, donde podrás seleccionar una cuenta de HubSpot que ya hubieras conectado anteriormente en la lista desplegable o bien autorizar una nueva cuenta. Para esto último, bastará con que pulses el botón «Añadir nueva».
4. Una vez que verifiques tu cuenta de HubSpot, accederás a la pestaña «Crear con HubSpot».
Selecciona la propiedad de HubSpot «información de contacto» que encontrarás en la lista. Se añadirá a tu formulario la pregunta correspondiente. Las preguntas que añadas desde esta pestaña estarán asociadas automáticamente a tus contactos de HubSpot.
Las propiedades de contacto de HubSpot que se muestren aquí dependerán de las propiedades que hayas creado en tu cuenta de HubSpot (y, además, serán compatibles con tus formularios). Por ello, es posible que aparezcan propiedades distintas en cada cuenta.
5. Cuando selecciones un tipo de pregunta de la lista, esta se añadirá a tu formulario con el enunciado de la pregunta y las posibles opciones de respuesta ya redactados (aunque siempre podrás editar el texto de la pregunta, si lo necesitas).
En el siguiente ejemplo, tras seleccionar la propiedad de contacto de HubSpot «Employement Role (Área funcional)» en el menú anterior, vemos que, en la pregunta correspondiente, se ha añadido automáticamente un enunciado en el que se pregunta a los usuarios por el departamento en el que trabajan dentro de su empresa.
6. Haz clic en «Editar opciones» para ver las posibles opciones de respuesta que se han incluido automáticamente en la pregunta y que los usuarios verán en la lista desplegable.
En esta ventana, podrás editar las distintas opciones de respuesta. Haz clic en «Save choices (Guardar opciones)» cuando termines de hacer todos los cambios.
7. Después de que añadas una pregunta a tu formulario desde la pestaña «Crear con HubSpot», verás que aparece un icono de un enchufe conectado en el menú lateral de la derecha. Esto indica que la pregunta está vinculada a HubSpot.
Si tu pregunta no está vinculada a HubSpot, verás que el enchufe del icono aparece desconectado.
8. Si quieres cambiar el campo de HubSpot al que está asociada tu pregunta de Typeform, pulsa en la lista desplegable que aparece debajo de la opción «Asociar a» y busca la opción que prefieras o selecciónala directamente cuando la veas.
En la lista desplegable de la opción «Asociar a» encontrarás todos los tipos de propiedades de HubSpot que utilices, incluso los que no son compatibles con la pregunta de Typeform seleccionada arriba. El motivo es que nos parece más importante que puedas crear la asociación con la propiedad de HubSpot que tú quieras que hacerlo obligatoriamente en función del tipo de pregunta de Typeform que estés utilizando. Aquí puedes encontrar el listado completo de preguntas de Typeform que son compatibles con cada campo.
Otra manera de cambiar el tipo de pregunta usado en Typeform es seleccionar la opción deseada en la lista desplegable de la opción «Respuesta»; aunque, en este caso, solo se mostrarán los tipos de preguntas que sean compatibles con la propiedad de HubSpot seleccionada.
Eso sí, si seleccionas una propiedad de HubSpot que no sea compatible con ese tipo de pregunta en concreto, el tipo de pregunta de Typeform se cambiará automáticamente a otro que sí lo sea. Por ejemplo, si al intentar asociar una pregunta de tipo «respuesta corta», seleccionas la propiedad de HubSpot «Phone Number (número de teléfono)», el tipo de pregunta de Typeform pasará automáticamente a ser «número telefónico», tal y como te mostramos a continuación.
Si la propiedad de HubSpot que has seleccionado cambia el tipo de pregunta de Typeform por otro distinto y has configurado reglas lógicas que afecten a esa pregunta, aparecerá un mensaje en pantalla avisándote de que cambiar la propiedad de contacto hará que se eliminen todas las reglas lógicas de esa pregunta. Para decidir qué quieres hacer a continuación, haz clic en «Cancelar» o en «Asociar y eliminar lógica».
Cuando establezcas asociaciones para los finales de tu formulario desde el menú lateral de la derecha, solo verás las propiedades de HubSpot que sean compatibles con estos.
9. También puedes añadir otras preguntas de Typeform a tu formulario mediante el botón «Añadir contenido». Encontrarás todas las preguntas de Typeform disponibles en la pestaña «Añadir elementos». Aunque debes tener en cuenta que estas preguntas no estarán asociadas de manera predeterminada a campos de HubSpot y que, además, tendrás que redactar tú mismo/a el contenido desde cero.
10. Para asociar esa pregunta de Typeform, puedes seleccionar directamente una propiedad de HubSpot en la lista desplegable que encontrarás debajo de la opción «Asociar a». No olvides seleccionar una propiedad de HubSpot que sea compatible con esa pregunta. Puedes echar un vistazo a la lista de campos compatibles aquí.
11. Y, ¡listo! Tu pregunta de Typeform se habrá vinculado a la propiedad de HubSpot que hubieras seleccionado y ya podrás personalizar tu formulario a tu gusto. Haz clic en el botón «Añadir contenido» y selecciona la pestaña «Crear con HubSpot» para añadir más preguntas a tu formulario. Y no olvides pulsar el botón «Comparte» o «Publicar cambios» cuando tu formulario esté listo para ser compartido.
¡Consejo! ¿Alguno de los datos que has asociado desde Typeform no aparecen en tu cuenta de HubSpot? Asegúrate de haber pulsado el botón «Comparte» o «Publicar cambios» en tu formulario para hacer oficiales los últimos cambios que hayas hecho en la integración.
Si estás asociando a HubSpot un formulario en el que ya hubieras recibido respuestas de usuarios, se te dará la opción de enviar o no esas respuestas previas a HubSpot cuando pulses el botón «Comparte» o «Publicar cambios» en tu formulario.
El proceso de envío a HubSpot de las respuestas recibidas hasta ese momento en tu formulario funciona de la forma siguiente:
- Solo es posible enviar a HubSpot las respuestas previas cuando se configura la integración por primera vez (y se hace clic en el botón «Comparte» o «Publicar cambios»), no cuando se edita.
- El número máximo de respuestas ya obtenidas en un formulario que pueden enviarse a HubSpot es de 1.000. Si un formulario ya ha recibido más de 1.000 respuestas, solo se enviarán las 1.000 últimas.
- Si no es posible enviar a HubSpot las respuestas facilitadas por un usuario concreto (porque, por ejemplo, este ha introducido una dirección de correo electrónico que no es válida), ninguna de sus respuestas podrá enviarse a HubSpot, pero sí lo harán las de los demás usuarios.
- Actualmente, no es posible enviar a HubSpot las respuestas parciales que se hubieran recibido antes de configurar la integración.
- Enviar a HubSpot las respuestas obtenidas previamente en el formulario es un proceso que puede llevar varias horas en función del número de respuestas que estés intentando enviar y de cuántos usuarios de HubSpot estén realizando ese mismo proceso al mismo tiempo.
- Puedes seleccionar un máximo de tres campos para actualizar los registros ya existentes; como, por ejemplo, «First Name (Nombre)», «Last Name (Apellido)» e «Email (Correo)».
Actualmente, hay algunos tipos de preguntas que no son compatibles con HubSpot. Los elementos de Typeform que no pueden asociarse a ninguna propiedad de HubSpot son los siguientes:
- Pantallas de bienvenida
- Preguntas de tipo «matriz»
- Preguntas de tipo «ranking»
- Textos
- Preguntas de tipo «Calendly»
- Preguntas de tipo «pago» (integración con Stripe)
- Cabeceras de grupos de preguntas
- Encabezados de páginas multipregunta
- La variable por defecto «price (precio)»
Estos elementos aparecerán sombreados en gris, junto con una breve descripción explicando por qué no puedes asociarlos a propiedades de HubSpot.
Lo que sí puedes hacer es asociar a propiedades de HubSpot las preguntas individuales que formen parte de un grupo de preguntas o de una página multipregunta.
Cómo configurar tus ajustes de HubSpot desde el panel «Contenido»
1. Haz clic en el icono de HubSpot que aparece en la barra de herramientas del panel «Contenido» para abrir el menú de configuración.
2. En el apartado «General», puedes configurar las reglas de asociación y otros ajustes.
3. Activa el interruptor «Requerir correo electrónico para crear nuevos registros» si solo quieres que se creen nuevos registros cuando los usuarios indiquen su dirección de correo electrónico.
En ese caso, puedes hacer que la pregunta «email» de tu formulario sea obligatoria en los ajustes de configuración de tu formulario para asegurarte de que los usuarios no puedan saltársela.
4. Si en tu formulario ya tienes una pregunta de tipo «email», la opción «Actualizar Contactos existentes en base a propiedades» y el correspondiente interruptor aparecerán sombreados en gris, porque, en ese caso, los contactos existentes se actualizarán cuando coincida la dirección de correo electrónico.
5. En cambio, si en tu formulario no tienes una pregunta de tipo «email», sí podrás activar el interruptor de la opción «Actualizar Contactos existentes en base a propiedades». Una vez lo hayas hecho, aparecerán en pantalla las propiedades de HubSpot disponibles en tu formulario.
6. Ahora, podrás marcar las casillas correspondientes para seleccionar qué propiedades quieres que se utilicen para actualizar los contactos existentes. Si activas este interruptor, deberás seleccionar una propiedad como mínimo, aunque puedes seleccionar un máximo de tres opciones.
7. Activa el interruptor de la opción «Seguimiento de la fuente de los encuestados», que encontrarás dentro del apartado «Otros ajustes», para empezar a recopilar información de seguimiento sobre el origen de los usuarios.
Aquí te explicamos qué es el seguimiento de fuentes de tráfico y cómo configurarlo. Y, si eres un/a usuario/a avanzado/a, también te contamos cómo hacer un seguimiento de las fuentes de tráfico en formularios incrustados aquí.
8. Haz clic en el apartado «Asociar a Contactos» para asociar las preguntas que ya tengas en tu formulario a HubSpot. En esta ventana, además de tus preguntas, podrás asociar otros elementos del formulario como son parámetros de URL y variables.
Echa un vistazo a este artículo para ver con qué tipo de contenido de Typeform es compatible cada campo de HubSpot.
9. Selecciona, en la lista desplegable correspondiente, la propiedad de HubSpot con la que quieras asociar ese elemento concreto del formulario.
Los elementos de Typeform que encontrarás aquí dependerán del contenido de tu formulario. Por ejemplo, solo podrás asociar las variables «segment (segmento)» y «score (puntuación)» a propiedades compatibles de HubSpot si has incluido en tu formulario reglas lógicas basadas en puntuaciones y segmentación. En estas listas desplegables solo se mostrarán las propiedades de HubSpot que sean compatibles en cada caso. Puedes obtener más información sobre cómo puntuar y segmentar a tus leads mediante el uso de condiciones lógicas aquí.
Asimismo, en caso de que hayas incluido parámetros de URL en tu formulario, también tendrás la opción de asociarlos a propiedades de HubSpot desde esta ventana. Recuerda que solo podrás seleccionar, en la lista desplegable, las propiedades de HubSpot que sean compatibles en cada caso. Puedes obtener más información sobre los parámetros de URL y cómo usarlos en tus formularios aquí y aquí.
10. En el apartado «Asociar preguntas», podrás seleccionar a qué propiedad de HubSpot quieres asociar cada pregunta de tu formulario mediante el uso de listas desplegables. Solo podrás seleccionar propiedades de HubSpot que sean compatibles en cada caso.
11. En esta ventana también podrás asociar a HubSpot cada una de las opciones de respuesta disponibles en cada pregunta. Y puedes hacer clic en el icono del enchufe que aparece al lado de cada respuesta para desvincularla de HubSpot.
En caso de que ya hubieras añadido reglas lógicas a una pregunta concreta, la propiedad que aparece en el apartado «Asociar a» estará sombreada en gris. También verás un mensaje en el que se te explicará que tienes que eliminar las reglas lógicas concernientes a esa pregunta para poder cambiar el tipo de propiedad a la que está asociada.
12. Haz clic en el botón «Guardar» cuando termines de configurar todas las asociaciones con HubSpot.
Cómo asociar preguntas de Typeform a empresas y negocios de HubSpot
Para poder configurar asociaciones con empresas y negocios, antes tendrás que haber asociado una o más preguntas de Typeform a propiedades de contacto de HubSpot. Una vez lo hayas hecho, no olvides hacer clic en el botón «Comparte» o «Publicar cambios» de tu formulario antes de establecer la primera asociación con una empresa o un negocio (porque solo es posible crear asociaciones con preguntas que ya estén sincronizadas con HubSpot).
1. Haz clic en el icono de HubSpot que encontrarás en la barra de herramientas del panel «Contenido».
2. Después, selecciona el apartado «Asociar Empresas y Negocios».
Esto te llevará al panel «Conectar», desde el que podrás empezar a crear asociaciones entre tus preguntas de Typeform y empresas o negocios de HubSpot.
3. Ya sea en el apartado correspondiente a empresas o en el de negocios, selecciona una pregunta de Typeform en la lista desplegable de la izquierda y, después, el campo de HubSpot al que quieras asociarla en la lista desplegable de la derecha.
Si quieres que se actualicen los datos de las empresas o negocios que ya tienes en HubSpot al recibir nuevas respuestas, marca las casillas correspondientes a los campos que quieras usar como referencia a la hora de comparar las respuestas obtenidas en tu formulario con los datos ya existentes en HubSpot.
4. Haz clic en «Save (Guardar)» cuando termines de configurar todas las asociaciones.
Las respuestas de Typeform en HubSpot
Cuando los usuarios completen tu formulario, se crearán nuevos contactos, empresas y negocios en tu cuenta de HubSpot.
Cómo editar o eliminar la integración
Para editar la integración, haz clic en el icono de HubSpot que encontrarás en la barra de herramientas del panel «Contenido».
También puedes pulsar sobre una de tus preguntas, en el panel «Contenido», y editar las asociaciones directamente desde las opciones de configuración de la pregunta que encontrarás en el panel lateral de la derecha.
Para desactivar la integración, pulsa en el panel «Conectar» y, después, haz clic en el interruptor que aparece al lado de HubSpot para desactivarlo.
También puedes hacer clic en el icono de los tres puntos para editar o eliminar la integración.
Puedes seguir los pasos que se indican en este artículo de HubSpot para desinstalar la aplicación de Typeform de tu cuenta de HubSpot. Cuando desconectes o desinstales esta integración, todos los datos y respuestas que hayas recibido hasta el momento seguirán estando disponibles en HubSpot.